1. Einführung

Willkommen bei NextGen Procurement Consultants Prosta Spółka Akcyjna („NextGen“, „wir“, „uns“ oder „unser“).
Wir respektieren Ihre Privatsphäre und verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Informationen erfassen, verwenden, speichern, weitergeben und schützen, wenn Sie unsere Website (www.ngproc.com) besuchen oder auf anderem Wege mit uns kommunizieren (z. B. über Kontaktformulare, E-Mail, soziale Medien, Veranstaltungen usw.).

2. Verantwortlicher & Kontakt

NextGen Procurement Consultants Prosta Spółka Akcyjna
Adresse: Działkowa 10A, 26-085 Kostomłoty Pierwsze, Polen
KRS: 0001173877 | NIP: 9592082892 | REGON: 541766690
E-Mail: office.berlin@ngproc.com

Wir handeln als Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO).

3. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• Besucher unserer Website und verbundenen digitalen Plattformen,

• Kunden, Interessenten und Kontakte in unseren CRM- oder Vertriebssystemen,

• Teilnehmer an Webinaren, Veranstaltungen oder Schulungen,

• Bewerber, die Lebensläufe oder sonstige Bewerbungsdaten übermitteln,

• Lieferanten, Partner und Auftragnehmer,

• Personen, die mit uns per E-Mail, über soziale Medien oder andere Kanäle korrespondieren.

Wir möchten volle Transparenz darüber schaffen, wie wir personenbezogene Daten in diesen verschiedenen Kontexten behandeln.

4. Von uns erhobene personenbezogene Daten

Wir können folgende Kategorien personenbezogener Daten erheben:

• Kontakt- und Identitätsdaten: Name, Position, Firmenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Social-Media-Profil.

• Technische und Nutzungsdaten: IP-Adresse, Gerätetyp, Browser, Betriebssystem, Nutzung unserer Website/Plattformen, Cookie-Kennungen, Referrer-URLs.

• Bewerbungsdaten: Lebenslauf, Berufserfahrung, Qualifikationen, Kontaktdaten und weitere von Ihnen bereitgestellte Informationen.

• Marketing- und Analysedaten: Präferenzen, Interessen, Website-Interaktionen, Einwilligungsstatus, Cookie-Tracking.

• Sonstige Daten: soweit erforderlich für Event-Registrierungen, Newsletter-Anmeldungen oder die Kommunikation mit uns.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir stützen die Verarbeitung personenbezogener Daten auf eine oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – z. B. bei Zustimmung zu Cookies oder Marketing.

• Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – z. B. bei Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Angebotserstellung.

• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – z. B. für Website-Betrieb, Analysen, Marketingkommunikation, Geschäftsprozesse – soweit Ihre Rechte diese Interessen nicht überwiegen.

• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) – wenn wir gesetzlichen Pflichten unterliegen (z. B. behördliche Anfragen, steuerliche Aufbewahrung).

6. Verwendung Ihrer Daten

Wir nutzen personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Beantwortung von Anfragen, Formularen und Mitteilungen,

• Verwaltung von Bewerbungen und Bewertung von Kandidaten,

• Versand von Newslettern und Marketingkommunikation (bei Einwilligung oder berechtigtem Interesse),

• Analyse des Website-Traffics und der Leistung , sofern solche Tools aktiviert sind (z. B. Google Analytics, LinkedIn Insight Tag),

• Wartung, Sicherheit und Verbesserung unserer Website, Services und Nutzererfahrung,

• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Audits, Compliance- und Governance-Anforderungen,

• Weitergabe an Dienstleister (Hosting, CRM, Analyse, Eventplattformen) auf Vertragsbasis.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte zu deren eigenem Marketingzweck.

7. Aufbewahrungsdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben wird.
Beispiele:

• Kontakt- / Anfragedaten: bis zu 12 Monate nach letztem Kontakt.

• Bewerberdaten: bis zu 12 Monate nach Bewerbung, sofern keine längere Einwilligung vorliegt.

• Analyse- / Cookie-Daten: gemäß Ihren Einwilligungen und unserer internen Richtlinie.
  Gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten (z. B. steuerliche) können längere Fristen erfordern.

8. Weitergabe & internationale Übermittlungen

Wir geben personenbezogene Daten an vertrauenswürdige Auftragsverarbeiter (z. B. Hosting, CRM, Analytics, IT-Support) weiter, soweit dies erforderlich und vertraglich geregelt ist.
Eine Offenlegung an Behörden erfolgt nur, wenn gesetzlich vorgeschrieben.
Bei Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder des Vereinigten Königreichs (UK) wenden wir geeignete Schutzmaßnahmen an (z. B. Standardvertragsklauseln, genehmigte Transfermechanismen).
Gegebenenfalls können Daten innerhalb unserer Unternehmensgruppe übertragen werden, sofern angemessene Garantien bestehen.

9. Profiling und Marketing

Mit Ihrer Einwilligung oder auf Grundlage berechtigter Interessen können wir Ihre Interessen und Ihr Verhalten auf unserer Website oder bei Veranstaltungen analysieren, um Inhalte und Kommunikation zu personalisieren.
Sie haben das Recht, der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen und Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Wir führen keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlichen oder ähnlichen Wirkungen durch.

10. Datenschutz für Kinder

Unsere Website und Dienstleistungen richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren.
Wir erfassen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16.
Sollten Sie vermuten, dass uns solche Daten vorliegen, kontaktieren Sie uns bitte – wir werden sie umgehend löschen.

11. Datenschutzrechte nach US-Bundesstaaten

Wenn Sie Einwohner von Kalifornien, Colorado, Connecticut, Utah, Virginia oder einem anderen US-Bundesstaat mit ähnlichen Datenschutzgesetzen sind, können Ihnen zusätzliche Rechte zustehen (z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Opt-out bei Verkauf oder Werbung).
Obwohl wir keine personenbezogenen Daten „verkaufen“, können Sie Anfragen an office.berlin@ngproc.com  mit dem Betreff „US State Privacy Request“ richten.
Wir diskriminieren niemanden wegen der Ausübung dieser Rechte.

12. Ihre Rechte

Nach geltendem Datenschutzrecht (einschließlich DSGVO) haben Sie das Recht,

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten,

• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen,

• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) zu beantragen,

• Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,

• Widerspruch gegen Verarbeitung (einschließlich Profiling oder Direktmarketing) einzulegen,

• Datenübertragbarkeit zu fordern,

• Einwilligungen jederzeit zu widerrufen,

• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (in Polen: PUODO / Urząd Ochrony Danych Osobowych).

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter kamil.jasik@ngproc.com

13. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen.
Der Zugriff ist auf autorisierte Mitarbeiter und beauftragte Dritte beschränkt, die vertraglich zur Einhaltung unserer Sicherheitsstandards verpflichtet sind.

14. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung gelegentlich aktualisieren, um Änderungen von Gesetzen oder unserer Datenschutzpraktiken widerzuspiegeln.
Die aktuelle Version wird auf dieser Seite mit einem neuen Datum „Zuletzt aktualisiert“ veröffentlicht.
Die fortgesetzte Nutzung unserer Website nach Änderungen gilt als Zustimmung zu den neuen Bestimmungen.

15. Kontakt / Datenschutzbeauftragter

Wenn Sie Fragen, Anliegen oder Anträge in Bezug auf diese Datenschutzerklärung oder Ihre personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte unter:

📧 office.berlin@ngproc.com
📍 NextGen Procurement Consultants Prosta Spółka Akcyjna
Działkowa 10A, 26-085 Kostomłoty Pierwsze, Polen

(Sobald ein Datenschutzbeauftragter benannt wird, wird dieser Abschnitt entsprechend aktualisiert.)